Puis-je faire mes factures dans Excel ?

Compte tenu des risques et des fraudes, la facturation est devenue un domaine de plus en plus encadré. Ceci se fait remarquer grâce aux nombreuses réformes mises sur pied afin d’apporter le cadre légal nécessaire et précis pour ce domaine. De ce fait, on se demande si, outre les logiciels de facturations recommandées, on est possible de se servir d’Excel pour produire ses factures. Découvre avec nous les éventualités liées à la production de factures par Excel.

Est-il permis de facturer avec le logiciel Excel ? 

Pour répondre à cette question, on ne peut que dire oui. En soi, il n’y a pas d’interdiction spécifique contre Excel pour la production des factures. Donc, vous avez le droit de réaliser votre facturation en utilisant Microsoft Excel. En effet, selon la loi de finance de 2018,  il n’y a que les  entreprises qui aient un logiciel de caisse qui sont tenus à l’utilisation d’un logiciel certifié pour leur facturation.

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C’est, en principe, une clause qui fait que dans le cas où vous employez un logiciel de caisse, ce dernier doit répondre à des certifications bien déterminées. Ceci lui permettra d’assurer l’inaliénabilité, la sécurisation ainsi que l’archivage des données. Ainsi, il est fait obligation aux entreprises de s’équiper d’un logiciel de facturation obligatoire et certifié.

En ce qui concerne la facturation et non l’encaissement, vous avez tout à fait le droit de faire usage d’un logiciel qui n’est pas certifié pour l’action. C’est donc là qu’Excel ne fait l’office d’aucune interdiction pour vos facturations. Pour finir, en tant qu’auto-entrepreneur, il vous fait savoir qu’il n’y a pas d’obligation allant dans votre sens. Vous êtes alors tout à fait libre de gérer votre facturation sur Excel comme bon vous semble plutôt que sur un logiciel de facturation.

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Quels sont les avantages liés à l’utilisation d’Excel pour la facturation ? 

Excel, c’est l’un des programmes de calculs  les plus complets de Microsoft Office. De ce fait, il présente plusieurs avantages qui poussent à vouloir l’utiliser pour faire des factures. Ainsi comme avantage, on a :

•       Une facturation simple et rapide : Excel est un logiciel complet en termes de calcul. Il offre ainsi à son utilisateur une prise en main facile et rapide de ses tâches. La manipulation est simple et tout est mis à disposition afin de permettre de faire une facture qui répond à toutes les normes en vigueur sur le logiciel.
•       Un système de facturation économique : faire ses factures sur Excel se révèle assez économique pour votre budget. Il n’est pas nécessaire ici de devoir investir dans le logiciel avant de faire ses facturations. Il suffit de détenir l’outil et de savoir s’en servir. Enfin, il est utilisable sans limites et sans dépense pour n’importe quelle activité, surtout celles en Freelance.

Quels sont les dangers qui pourraient pousser à ne pas se servir de Excel pour les factures ?

Ce n’est pas parce que réaliser ses factures sur Excel est permis car ce n’est pas dangereux pour votre entreprise. En effet, facturer évêché un tableur ou un logiciel de traitement peut s’avérer grâce aux conséquences pour votre structure. Voici donc quelques dangers de l’utilisation d’Excel pour ses factures :

•       Vous risquez de perdre énormément de temps : ici, le logiciel implique un remplissage à la main de l’ensemble des coordonnées de vos clients ainsi qu’une description des prestations. La réalisation de chacune de ces démarches à chaque fois peut vous nuire en temps.
•       Vous aurez un  suivi difficile de vos factures : avec Excel, vous êtes obligée de faire vous-même le suivi et un traçage des opérations de chacun de vos clients. Ceci pourrait s’avérer assez pénible comme tâche.
•       Les erreurs de facturations peuvent vous coûter cher : lorsque toutes les opérations sont faites à la main, il peut survenir des erreurs non négligeables. Un oubli de facturation, une erreur de calcul ou sur la TVA ou même l’adresse du client peuvent s’avérer dangereux pour votre budget. En effet, suite à un contrôle fiscal, vous pourrez avoir une amende.

Le risque de production de documents illégaux :  vis doucement peuvent ne pas être valides en cas d’erreurs.

On conclut que vous pouvez utiliser Excel pour votre facturation, mais il faudra être minutieux.